De Projectorganisatie Stationsgebied in Utrecht werkt aan nieuwe manieren om belanghebbenden te betrekken. Bureau voor Gebiedscommunicatie maakt deel uit van het expertteam over dit onderwerp en Marion van der Voort was intensief betrokken bij de gesprekken over het Zuidgebouw. Over de zoektocht naar andere werkwijzen schreven Carlijn van Campenhout en Heleen Wijtmans een blog voor collega’s. Inmiddels is een ontwikkelaar geselecteerd en wordt hard gewerkt aan een evaluatie om te zien wat het traject nou écht heeft opgeleverd.
Blog 3: “welke buurman wil je zijn?” door Heleen Wijtmans en Carlijn van Campenhout
Welke buurman wil je zijn?
Soms lijkt het of participatie door complexe omstandigheden niet mogelijk is. Kan je dan tegen de omgeving zeggen ‘jammer maar helaas, volgende keer beter’? Want als de beïnvloedingsruimte zeer beperkt is, er weinig tijd beschikbaar is en er zeer tegenstrijdige belangen leven, dan wordt participatie al gauw een ‘wassen neus’. Toch moet dat anders kunnen, was de mening van het projectteam Zuidgebouw. Wij willen niet eindigen bij ‘agree to disagree’.
Dit was mei 2014. POS was bezig met de voorbereiding voor het op de markt brengen van een nieuwe vastgoedlocatie in het Stationsgebied. Het zogenoemde Zuidgebouw. Op het dak van het toekomstig bus- en tramstation, naast Utrecht Centraal moet dit gebouw in 2017 verrijzen. Uit een marktconsultatie bleek dat het een toplocatie is en de ontwikkelaars hier volop kansen zien. Ook is het een locatie waar de gemeente geld mee kan verdienen en stedenbouwkundig gezien is het een ideale plek voor een gebouw. Maar er wonen en werken ook mensen tegenover dit perceel. Deze mensen willen geen gebouw voor hun raam. Ook zitten zij al jaren in de bouwoverlast in het stationsgebied wat hun relatie met de gemeente geen goed heeft gedaan.
Leg uit, leg uit, leg uit
Met diverse experts op het gebied van participatie en communicatie bespraken wij deze case. Daaruit kwam naar voren dat het gesprek aan gaan met de omgeving altijd mogelijk is, ook al is de ruimte om er over mee te praten zeer beperkt. Een aantal basiselementen is dan belangrijk: bereid goed voor, luister echt naar de wensen en zorgen, wees altijd open en eerlijk en leg uit, leg uit, leg uit. Het gaat uiteindelijk om begrip, om gehoord en gezien te worden. Kortom een andere houding dan alleen informeren. Uiteindelijk wil je een buurman zijn die goed contact heeft met zijn omgeving. En niet één die een feestje geeft zonder het met de buren te overleggen.
De aanpak
De best practices uit de expertronde zijn benut om de bijeenkomsten vorm te geven. Dat begon al bij de uitnodiging. We hebben persoonlijk huis aan huis bij de mensen aangebeld om hen uit te nodigen voor de eerste bijeenkomst. We zorgden voor een zorgvuldig uitgekozen vergaderlocatie, dat helpt enorm om ruis te verminderen en een sfeer van betrokkenheid te creëren. Ook zijn we gelijk duidelijk geweest over de geringe mate van invloed van de omgeving in het totaal van belangen.
De concrete aanpak werkt als volgt: in een eerste bijeenkomst vroegen we mensen zitting te nemen in een participatieteam. Dit team kwam drie keer bij elkaar en maakte tijdens deze bijeenkomsten twee wensenlijsten. Eén over hoe zij willen dat de toekomstige ontwikkelaar met hen omgaat voor en tijdens de bouw, de ander over hun wensen en zorgen voor het gebouw. Een delegatie uit het team bespreekt dit voorjaar deze lijsten met de geselecteerde marktpartijen. Aan de marktpartijen wordt gevraagd deze wensen zo goed mogelijk te verwerken in hun schetsontwerp. Marktpartijen reageren positief over deze aanpak en hebben hun visies hierover gegeven in hun eerste biedingen.
We zijn pas halverwege. Het gesprek met de ontwikkelaars wordt natuurlijk spannend. Hoeveel van de wensen en zorgen gaan zij overnemen en verwerken in hun ontwerpen? En wat is hun visie op het contact met de omgeving? Dan pas weten we echt of deze aanpak is geslaagd. Eind dit jaar presenteren we het ontwerp aan de stad. Lees de twee lijsten en verslagen van de bijeenkomsten en de rest van de ontwikkelingen rond het Zuidgebouw op www.cu2030.nl/zuidgebouw.
Heleen Wijtmans (Vastgoed) en Carlijn van Campenhout (Communicatie) team Zuidgebouw