Je hoeft niet alles te weten, als je het maar weet te vinden. BV Gebiedscommunicatie kent de mogelijkheden voor online communicatie en participatie. We weten de experts op dit gebied te vinden. En we werken samen om te zorgen dat projecten een zetje krijgen en belanghebbenden goed worden betrokken. Ook in een tijd dat niets is wat het was. Informeren en participeren kan eenvoudig, met een beperkt budget en het kan nu!
Bijvoorbeeld:
De inloopavond over een bouwproject die niet kan doorgaan. Met Westmedia ontwikkelden we een format om met video mensen te informeren over de voortgang van het project. Korte informatieve gesprekken op locatie, strak gemonteerd tot een informatieve professionele film. We sturen mensen geen uitnodiging voor de inloopbijeenkomst maar een uitnodiging om de film te bekijken. Daarop kunnen ze reageren met vragen en suggesties. We zorgen dat zij snel een persoonlijk antwoord daarop krijgen. Met de input maken we een aangepast plan waarover we mensen ook weer in een film op de hoogte kunnen brengen.
Of een participatie website waar we met Mett voor inzetten. Als zelfstandig projectwebsite, of ingebouwd in de bestaande website. Een plek waar elke stap in het proces een plek krijgt. Bijvoorbeeld op een daarvoor ontwikkelde vragenlijst waar belanghebbenden reageren, al dan niet openbaar. De uitkomsten gebruiken we om de vragen en antwoorden op de website te actualiseren. En de suggesties gebruikt de stedenbouwkundige in een vervolgschets. Als dat nodig en wenselijk is belt de stedenbouwkundige met mensen die ideeën aanleverden om daarover door te praten. Veel persoonlijker kan participatie niet worden.
Of een talkshow in een professionele studio. Waar ik normaal als gespreksleider de vragen stel die bezoekers kunnen hebben, leg ik nu als talkshowhost mensen het vuur na aan de schenen. In een programma van een kwartier zijn kijkers helemaal bijgepraat. Door de wethouder, de projectleider en de architect bijvoorbeeld. Dat kan live in een stream of we monteren de talkshow tot een informatief professioneel programma, inclusief close-ups van kaartmateriaal en artist impressions. De talkshow is online te bekijken of terug te kijken op een moment dat mensen dat willen. Ze kunnen direct online reageren en krijgen binnen 24 uur antwoord.
Of een podcast waarin we in de buurt op zoek gaan naar meningen en ideeën die andere mensen inspireren. Dat kan een uitstekend middel zijn om mensen over de voortgang van een project op de hoogte te houden. Met korte interviews en praktische informatie. De podcast kan deel uitmaken van een nieuwsbrief of website en maakt de informatie levendiger en persoonlijker.
Mogelijk gaan belanghebbenden de voordelen zien van online communicatie en participatie.
- Het kost deelnemers minder tijd om informatie tot zich te nemen want ze hoeven niet naar een bijeenkomst
- Mensen krijgen snel een persoonlijke reactie of antwoord zonder op te staan in een volle zaal
- Mensen die normaal niet naar een avond komen, kunnen nu toch gemakkelijk aanhaken. Dus meer doelgroepen binnen bereik.
- Contact is rechtstreeks, persoonlijk en accuraat
Binnen de goede context en met randvoorwaarden voor succes, kunnen we zo op korte termijn mensen betrekken, hun ideeën meenemen en groepen informeren. Een aantal van die randvoorwaarden zijn:
- Verras mensen met een uitnodiging. Een briefje is vaak niet voldoende. De uitnodiging om online de informatie op te zoeken (eventueel met qrcode) moet eruit springen en écht uitnodigen.
- Geef aan het begin van de video de kijkers duidelijk context over de bedoeling van deze informatie en de status van hun reacties. De echte vergadertijgers moeten immers even wennen.
- Net als bij off-line communicatie is het belangrijk om terug te koppelen wat er met de inbreng van mensen gebeurt. En laat dat ook zien.
- Als mensen de weg gevonden hebben, hou ze er dan bij met regelmatige updates.
- Volg de beweging. Dus monitor het aantal bezoekers, de tijdstippen waarop ze kijken, het aantal reacties. Etc. Dit is belangrijke informatie om het vervolg goed vorm te geven.
Je hoeft niet alles te weten, als je het maar weet te vinden. Ga het experiment aan, zoek nieuwe wegen en ontdek de mogelijkheden.